《番茄工作法图解》读书笔记

这本书以我采用番茄工作法的切身经历,向你传授这一工作法的实施全过程,你能看到它如何提高了我的工作效率。另外书中还加入了一些有关人脑思维的研究成果,用以揭示番茄工作法的原理;还包括采用该工作法的若干影响;以及如何根据需要,对该工作法进行调节和扩充。

番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑,你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没完成,这并不代表失败。相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。这本书中我会以自己为例,向你展示如何使用番茄工作法,包括如何记录活动,以及如何挑出最重要的任务。

在番茄工作法中,1个番茄钟等于25分钟的努力。这是一个不可分割的抽象单位,是一段“一视同仁”的时间。你的基本承诺是,花上25分钟,尽可能地努力做好。在这段时间内,关键不在于当前活动是否能在当前番茄钟内完成,关键是在这一刻你尽了全力。

番茄工作者的一天中的5个阶段

  • 计划:在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。
  • 跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。
  • 记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。
  • 处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。
  • 可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯,在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。

所需工具

  • 番茄钟一枚
  • 铅笔一支(最好带橡皮)
  • 纸质表格三张(白纸即可,横格纸更好) 
    • “今日待办”表格,列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。
    • “活动清单”表格,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。
    • 记录表格,记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。

基本方法

将要完成的活动全部填入“活动清单”表格,每天早晨,从其中选出数项要在今天进行的活动,抄入“今日待办”表格。

开始工作

  • 在“今日待办”中选择一项最重要的活动
  • 启动番茄钟,时间设定为25分钟
  • 开始工作,直到番茄钟响铃•在“今日待办”表格该活动右侧标一个×
  • 休息片刻(3~5分钟)
  • 开始下一个番茄钟,继续工作,直到完成这项活动,在“今日待办”表格上划掉它
  • 每四个番茄钟后,多休息一会儿(15~30分钟)

处理中断

你将学习如何以合理、有效的方式处理番茄钟时间内的中断和干扰。

番茄钟期间的中断有以下两种形式

内部中断

具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受,然后纳入计划或删除。

外部中断

有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。接下来我们看,对于这两类中断,番茄工作法都有相应的处理策略。
外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画×,而你需要一个策略来减少中断。所以必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。
如电子邮件和电话很容易,你可以将其关闭。发电子邮件的人不会期待在25分钟内就收到回信。
假如有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。对于你的同事来说,你今天答复还是周五答复,结果可能是一样的。在对方接受的范围内,建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当时直接处理,这样做好处多多。

处理外部中断的策略

  • 告知:“我手头有事,正忙。”
  • 协商:“周五再帮你做,行吗?”
  • 计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
  • 答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

原子性

番茄钟具有原子性。不可分割。它是这套流程方法中最小的货币单位。如果任务被放下了,无论是暂时的还是长期的,当前番茄钟都必须作废。它就不能算数了,也不应该画×。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。如果需要,可以先休息一下再开始。

预估任务

预估和测量在番茄工作法中必不可少。如果没有它们,每天要做计划是很困难的。番茄工作法要求花时间做回顾,这样才能不断改进,继往开来。设法将你“认为自己能做的”与“实际做到的”相对应。跟踪和记录是番茄工作法中的测量方法。
你无法预言会出现什么新情况、新问题。但可以通过训练和监控,积累做预估的经验和技巧。

计算预估的“货币”单位是番茄钟。因为番茄钟的原子性,不能使用小数,如1/2或2.2个番茄钟是不行的。

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行,各自有预估值。活动越大,预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成,只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。

本来预估这项活动需要若干个番茄钟,但这些番茄钟用完了,这时要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。如果二次预估也不合要求,你可以做三次预估,也是最终预估。

如果三次预估的数目还不够完成活动,那真是有点失败了。你得分析一下,为什么一次又一次反复地低估这件事?也许应当将活动拆开,降低复杂度。按照常理,活动越复杂,预估越不准。

应变

番茄工作法是守则。它提供简单而具体的最佳实践,容易上手。这可能意味着它不适合所有的人或环境。但番茄工作法也内置了应变能力。

当你了解应用番茄工作法的常规方法之后,可能会有调整它的想法。很好。这就是收集跟踪数据、做每日回顾的目的。但是,请尝试坚持使用常规方法,至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历,以便确切知道哪里适合你、哪里不适合。

刚开始学习使用番茄工作法,简单朴实就是最好的。一段时间后,你可以根据个人情况进行一些优化。比如说,我在一天里要花大量时间来写电子邮件。为了避免每次收到新邮件都会中断我手头的活动,我可以每天分配两个番茄钟,也就是50分钟来写回信。

番茄工作法的默认时间表中,每隔三个短休息就要有一个长休息,但不是强制性的,而要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。

番茄工作法流程示意图

参考